5 اشتباه رایج در انتخاب نرم افزار حسابداری خدماتی که باید بدانید
کسب و کارهای خدماتی از طریق ارائه خدمات به مشتریان، کسب درآمد میکنند. شاید به ظاهر درآمد بدست آمده برای این مشاغل، ساده و بدون گردش زیاد باشد؛ اما این کسب و کارها نیز باید حتما مدیریت بودجه داشته باشند و میزان سود و زیان خود را به درستی در نظر بگیرند. نرم افزار حسابداری خدماتی ، نرم افزاری است که این کار را بدون کم و کاست و با در نظر گرفتن جزئیات دقیق محاسبات، انجام میشود. با این وجود بسیاری از افراد به درستی یک نرم افزار حسابداری مناسب شرکتهای خدماتی را انتخاب نمیکنند و در قبال هزینه پرداختی، ارزش زیادی قائل نیستند. در ادامه مقاله قصد داریم اشتباهات رایج هنگام خرید این نرم افزارها را بررسی کنیم.
شناخت نرم افزار حسابداری خدماتی، کلید انتخاب صحیح
نرم افزار حسابداری خدماتی، یک نرم افزار جامع و کامل با مجموعهای از امکانات همچون محاسبه سود و زیان، ثبت هزینهها و پرداخت خودکار حقوق کارکنان میباشد. این نرم افزار با یکپارچه سازی امور حسابداری، میتواند نیاز به انجام حسابداری دستی را کاهش دهد و باعث دقت بیشتر دادهها شود. به خصوص شرکتهای خدماتی بزرگ که هر روز با حجم عظیمی از دادهها روبرو هستند، باید حتما یک نرم افزار یکپارچه برای دسترسی به امکانات رایج در اختیار داشته باشند.
اشتباهات رایج برای انتخاب نرم افزار حسابداری خدماتی
انتخاب نرم افزار حسابداری خدماتی، میتواند نقش مهمی را در بهبود دادههای مالیاتی و جلوگیری از جرایم داشته باشد. همین موضوع باعث شده تا نرم افزارهای زیادی روی کار بیایند، اما انتخاب مناسبترین آنها نیازمند بررسی ویژگیها و مشخصات کلی این نرم افزارها است. برای جلوگیری از اشتباهات رایج هنگام انتخاب این نرم افزارها، توصیه میشود که به نکات زیر دقت کنید و در کنار آن با مشورت با گروه محاسب گران فرتاک، بزرگترین شرکت مالی و مالیاتی در ایران، بهترین نرم افزارهای حسابداری را انتخاب و در شرکت خود اجرا کنید.
استفاده از نرم افزارهای عمومی
کسب و کارهای خدماتی با گردش مالی متفاوتی نسبت به سایر کسب و کارها همراه هستند. نرم افزارهای ساده مانند اکسل، به هیچ وجه برای انجام محاسبات تخصصی حسابداری مفید نیستند. حتی نرم افزارهایی که برای انجام امور حسابداری عمومی طراحی شدهاند نیز نمیتوانند نیاز کسب و کارهای خدماتی را برطرف کنند. بنابراین، باید حتما به دنبال یک نرم افزار تخصصی برای امور حسابداری خدماتی بود.
انتخاب نرم افزار بدون شناخت ماهیت کسب و کار خدماتی
یکی از مهمترین اشتباهات برای انتخاب این نرم افزارها، عدم توجه به ماهیت کسب و کارهای خدماتی است. در شرکتهای خدماتی، تمرکز اصلی روی ارائه خدمات، قرارداد پروژهها و دستمزد هاست و دیگر خبری از انبارها و انبارگردانی نمیباشد. بنابراین، نرم افزار حسابداری که برای فروش استفاده میشود، با نرم افزاری که برای کسب و کارهای خدماتی استفاده میگردد باید متفاوت باشد و جزئیات خاصی را به همراه داشته باشد.
عدم توجه به پشتیبانی و آموزش نرم افزار
به هر حال هر چقدر هم که نرم افزارهای حسابداری خدماتی با پنل کاربری سادهای طراحی شده باشند، باز هم نیاز به آموزش تخصصی دارند. از همین جهت نرم افزار حسابداری خدماتی باید با پشتیبانی و آموزش مناسب در اختیار قرار بگیرد. وجود فایلهای آموزشی برای دانلود رایگان و غیر رایگان، نقش کلیدی در عملکرد مناسب این نرم افزارها دارد و به شما این امکان را میدهد تا به خوبی با جزئیات و امکانات این نرم افزارها آشنا شوید.
نادیده گرفتن نیازهای مالیاتی و قانونی
بسیاری از کاربران هنگام انتخاب نرم افزار، تنها به ثبت درآمد و هزینه توجه میکنند و الزامات قانونی و مالیاتی را نادیده میگیرند. این در حالی است که شرکتهای خدماتی مشمول قوانین مالیاتی، بیمه، مالیات حقوق و مالیات بر ارزش افزوده هستند. انتخاب نرم افزاری که گزارشهای مالیاتی استاندارد ارائه نمیدهد یا با قوانین روز همخوانی ندارد، در آینده مشکلات جدی ایجاد میکند. این اشتباه میتواند منجر به جریمههای مالیاتی و اختلاف با سازمان امور مالیاتی شود.
تمرکز بیش از حد بر قیمت نرم افزار
یکی دیگر از اشتباهات متداول، انتخاب نرم افزار صرفا بر اساس قیمت پایین است. بسیاری از کسب وکارها برای کاهش هزینه اولیه، نرم افزارهایی را انتخاب میکنند که امکانات محدودی دارند یا پشتیبانی مناسبی ارائه نمیدهند. در ظاهر شاید این انتخاب مقرون به صرفه باشد، اما در بلندمدت هزینههای پنهان مانند اتلاف زمان، خطاهای حسابداری، نیاز به تعویض نرم افزار و دوباره کاری به مراتب بیشتر خواهد بود. بنابراین، نرم افزار حسابداری خدماتی باید با توجه به نیازهای کسب و کار خدماتی انتخاب شود و صرفا قیمت مورد توجه قرار نگیرد.
نرم افزار حسابداری شرکتهای خدماتی نیاز به گزارش گیری دارد؟
یکی از مواردی که حتما باید هنگام خرید نرم افزار حسابداری خدماتی به آن توجه شود، امکان گزارش گیری با این نرم افزار است. به طور کلی، یکی از اصلیترین اهداف برای استفاده از این نرم افزارها این است که امکان دسترسی به دادههای سود و زیان با آن فراهم شود. دادههای خام که هیچ تحلیلی روی آنها انجام نشده باشد، کاربردی برای این شرکتها ندارند. بنابراین، امکان دریافت گزارش و ترسیم نمودارهای تخصصی در این نرم افزارها میتواند بسیار مفید باشد. از جمله مهمترین گزارشهای قابل دریافت در این نرم افزارها عبارتند از:
- گزارش سود و زیان: این گزارش عملکرد مالی یک شرکت خدماتی را یک دوره مشخص را نشان میدهد و شامل تمام درآمدها، هزینهها، هزینههای عملیاتی، سود یا زیان ناخالص و خالص میشود. مدیران با استفاده از این گزارش میتوانند منابع سودآوری، بخشهای زیان ده و روند رشد یا کاهش درآمدها را تحلیل کنند.
- گزارش بودجه نقدی: این گزارش جریان نقدی ورود و خروج وجه نقد را در دورههای آتی پیشبینی میکند. هدف آن شناسایی کمبود یا مازاد نقدینگی است تا شرکت بتواند برنامهریزی پرداختها، سرمایهگذاریها و مدیریت تامین مالی کوتاهمدت را بهینه کند.
- گزارش گردش حساب مشتریان و سرمایه در گردش: این گزارش نشان میدهد که میزان بدهی و طلب مشتریان، مدت وصول آنها و تاثیر آن بر نقدینگی شرکت چگونه است. همچنین سرمایه در گردش (تفاوت بین داراییهای جاری و بدهیهای جاری) ارزیابی میشود تا مدیران بتوانند توانایی شرکت در پوشش تعهدات کوتاهمدت و مدیریت منابع مالی روزمره را بسنجند.
جمع بندی
انتخاب نرم افزار حسابداری خدماتی، تصمیمی مهم و تاثیرگذار در عملکرد این نرم افزارهاست. شناخت نیازهای کسب و کار، توجه به الزامات قانونی، قابلیت گزارش گیری، پشتیبانی مناسب و امنیت اطلاعات از مهمترین عوامل موفقیت در این انتخاب هستند. با درک اشتباهات رایج ذکر شده برای انتخاب این نرم افزارها، مسیر برای انتخاب درست و بدون چالش هموارتر میشود و میتوانید با هزینه پایینتر، از عملکرد نرم افزارهای حسابداری خدماتی بهره بگیرید.