بومی سازی اودو از نگاه مدیر مالی؛ ۷ سوال پیش از استقرار Odoo
اودو (Odoo) این روزها در فهرست گزینه‌های بسیاری از شرکت‌های ایرانی برای یکپارچه کردن حسابداری، فروش، انبار و منابع انسانی قرار دارد. اما اودو برای ایران ساخته نشده است: بسته‌ی بومی‌سازی رسمی ایران ندارد، تقویم شمسی ندارد و چیزی از سامانه‌ی مودیان نمی‌داند. به همین دلیل بومی سازی اودو مهم‌ترین بخش هر پروژه‌ی استقرار در ایران است و بیشترین فشار آن هم روی واحد مالی می‌آید. در این مطلب هفت سؤالی را مرور می‌کنیم که مدیر مالی بهتر است پیش از امضای قرارداد استقرار بپرسد.
بومی سازی اودو دقیقاً یعنی چه؟
بسیاری از کسب‌وکارها بومی‌سازی را با ترجمه‌ی منوها یکی می‌دانند. ترجمه فقط لایه‌ی اول کار است. بومی‌سازی را بهتر است سه لایه ببینید:
- نمایش و زبان: رابط فارسی، چیدمان راست‌به‌چپ، تاریخ شمسی در فرم‌ها و لیست‌ها و چاپ فارسی. کاربر این لایه را از روز اول می‌بیند.
- داده‌ی پایه: کدینگ حساب‌ها، ریال یا تومان، جدول مالیات، شناسه‌ی ملی و کد اقتصادی طرف‌حساب‌ها، بانک‌ها و تعطیلات رسمی. این لایه باید پیش از ثبت اولین سند درست باشد، چون اصلاحش بعداً گران تمام می‌شود.
- قانون و فرایند: سال مالی شمسی، صورتحساب رسمی، چک، حقوق و بیمه و ارسال صورتحساب به سامانه‌ی مودیان. این لایه هر سال با قانون بودجه و بخشنامه‌ها تغییر می‌کند.
پروژه‌ای که فقط لایه‌ی اول را انجام دهد، در دموی فروش خوب به نظر می‌رسد اما در اولین بستن ماه یا اولین لیست بیمه کم می‌آورد. هفت سؤال زیر برای این است که این اتفاق بعد از راه‌اندازی برای شما نیفتد.
۱. تقویم شمسی فقط در تاریخ‌نماست یا در گزارش‌ها هم؟
بیشتر ماژول‌های تقویم فقط تاریخ‌نما را شمسی می‌کنند. برای واحد مالی این کافی نیست. وقتی فهرست فاکتورها را بر اساس ماه گروه می‌کنید، باید فروردین و اردیبهشت ببینید، نه ژانویه و فوریه. فیلترهایی مثل «این ماه» و «سه‌ماهه‌ی قبل» هم باید با ماه شمسی حساب شوند، و تاریخ همه‌ی قالب‌های چاپی، از فاکتور تا فیش حقوقی، شمسی باشد.
سال مالی هم نکته‌ی خودش را دارد. پایان اسفند در تقویم میلادی ثابت نیست و در سال‌های کبیسه جابه‌جا می‌شود؛ پس سال و دوره‌های مالی باید با تاریخ شروع و پایان دقیق ساخته شوند. روش امن این است که پایگاه داده همچنان تاریخ میلادی نگه دارد و فقط نمایش و ورود اطلاعات شمسی باشد تا گزارش‌ها، اتصال‌ها و ارتقای نسخه به هم نریزد.
۲. کدینگ حساب‌ها چطور با ساختار ایرانی جور می‌شود؟
حسابداری ایرانی با گروه، کل، معین و تفصیلی کار می‌کند، در حالی که ساختار حساب‌ها در اودو متفاوت است: تا نسخه‌ی ۱۹ حساب‌ها یک‌سطحی‌اند و سلسله‌مراتب با «گروه حساب» ساخته می‌شود، و نسخه‌ی ۲۰ امکان حساب مادر را اضافه کرده است. از مجری بپرسید کدینگ چهارسطحی در همان نسخه‌ای که قرار است مستقر شود چطور پیاده می‌شود، حساب‌های تفصیلی با چه ابزاری مدیریت می‌شوند و گزارش‌های مالی در هر سطح چه شکلی دارند.
۳. مالیات بر ارزش افزوده و صورتحساب رسمی چطور تعریف می‌شود؟
اودو یک موتور مالیات عمومی دارد، اما جدول مالیات ایران در آن تعریف نشده است. مالیات بر ارزش افزوده و عوارض، و گزارش آن‌ها، باید در پروژه ساخته شوند. قالب فاکتور هم باید صورتحساب رسمی ایران باشد: کد اقتصادی و شناسه‌ی ملی خریدار، مبلغ به حروف فارسی و تاریخ شمسی. نمونه‌ی چاپ‌شده‌ی فاکتور را پیش از قرارداد ببینید، نه فقط تصویر صفحه‌ی وب را.
۴. صورتحساب‌ها چطور به سامانه‌ی مودیان می‌رسند؟
اودو ماژول رسمی برای سامانه‌ی مودیان ندارد. پس مسیر ارسال صورتحساب باید صریحاً در دامنه‌ی پروژه نوشته شود: صورتحساب از کجا و در چه زمانی ارسال می‌شود، اگر سامانه آن را رد کرد چه اتفاقی می‌افتد، و ابطال و اصلاحیه چطور فرستاده می‌شود. اگر این بخش در قرارداد مبهم بماند، کار در عمل دوباره به اکسل و ورود دستی برمی‌گردد.
۵. چک و صورتحساب بانک‌های ایرانی پوشش داده می‌شوند؟
گردش چک به سبک ایران، از دریافت و واگذاری به بانک تا وصول و برگشت، در اودوی خام وجود ندارد و به ماژول چک دریافتنی و پرداختنی نیاز دارد. ورود صورتحساب بانک‌های ایرانی برای مغایرت‌گیری هم باید جداگانه بررسی شود. برای شرکتی که بخش بزرگی از دریافت و پرداختش چکی است، این سؤال از تقویم هم مهم‌تر است.
۶. حقوق، بیمه و تعطیلات رسمی چه می‌شوند؟
اودو بسته‌ی حقوق ایران ندارد. قواعد حقوق، بیمه و مالیات حقوق، فایل لیست بیمه و پرداخت گروهی بانک باید در پروژه ساخته شوند. تعطیلات رسمی هم چالش خودش را دارد: تعطیلات مذهبی بر پایه‌ی تقویم قمری‌اند و هر سال در تاریخ شمسی دیگری می‌افتند، پس فهرست تعطیلات باید هر سال به‌روز شود تا مرخصی، حضور و غیاب و مهلت‌ها درست حساب شوند. شروع هفته از شنبه را هم فراموش نکنید.
۷. با ارتقای نسخه چه اتفاقی برای بومی‌سازی می‌افتد؟
تقویم شمسی و بخش بزرگی از بومی‌سازی به رابط وب اودو وابسته است، و این رابط در نسخه‌های اصلی پشت‌سرهم بازنویسی شده است. ماژولی که برای نسخه‌ی ۱۶ نوشته شده، روی ۱۸ یا ۱۹ خودبه‌خود کار نمی‌کند. پس پوشش بومی‌سازی را برای همان نسخه‌ای بپرسید که می‌خواهید مستقر کنید.
سؤال مهم دیگر مالکیت است. بعضی مجری‌ها ماژول‌ها را قفل می‌کنند تا سازمان برای همیشه به آن‌ها وابسته بماند. پیش از شروع مشخص کنید سورس‌کد، ماژول‌های سفارشی و تنظیمات بعد از تحویل متعلق به چه کسی است؛ این موضوع روی هزینه‌ی هر ارتقای بعدی اثر مستقیم دارد.
چک‌لیست جلسه‌ی اول با مجری اودو
- گزارش ماهانه و فیلترها با ماه شمسی کار می‌کنند و سال مالی شمسی دقیق تعریف شده است.
- کدینگ چهارسطحی و حساب‌های تفصیلی در نسخه‌ی مورد نظر شما پیاده می‌شود.
- مالیات بر ارزش افزوده و قالب صورتحساب رسمی آماده است و نمونه‌ی چاپی آن را دیده‌اید.
- مسیر ارسال به سامانه‌ی مودیان، رد شدن صورتحساب و اصلاحیه در قرارداد آمده است.
- گردش چک و صورتحساب بانک‌های ایرانی پوشش داده می‌شود.
- حقوق، بیمه، لیست بیمه و تعطیلات رسمی سالانه در دامنه‌ی پروژه است.
- سورس و ماژول‌ها بدون قفل به شما تحویل می‌شود.
تیم وستا در اودو فارسی وستا همین لایه‌ها را روی نسخه‌های ۱۸، ۱۹ و ۲۰ اودو، چه کامیونیتی و چه اینترپرایز، پیاده می‌کند: تقویم شمسی در همه‌ی ماژول‌ها، رابط فارسی و راست‌چین، حسابداری متناسب با ایران، مالیات بر ارزش افزوده، اتصال به سامانه‌ی مودیان، حقوق و دستمزد و گزارش‌های چاپی فارسی. سورس‌کد و ماژول‌های ساخته‌شده در پروژه هم بدون قفل و بدون لایسنس پنهان تحویل سازمان می‌شود. اما فارغ از این‌که با چه مجری‌ای کار می‌کنید، پرسیدن این هفت سؤال پیش از شروع، جلوی بیشتر دوباره‌کاری‌های بعد از راه‌اندازی را می‌گیرد.